Det er lidt paradoksalt ikke? For drømmekollegaen er da netop én, der aldrig siger nej. En der altid springer på den næste opgave, når chefen præsenterer den. Kollegaen, der altid siger ja, når du har brug for hjælp med et eller andet.

For en flyveleder som mig, ville det være en kollega taget ud af mit værste mareridt. Måske det også er på tide, at du genovervejer din holdning til den evige ”ja-siger”.

Kæden er ikke stærkere end den dårligste nej-siger.

I min artikel om flyvelederens stresshåndtering skrev jeg blandt andet om, at vi under uddannelsen bliver testet på vores egne grænser. Vi lærer hurtigt hvilke tegn, vi skal kigge efter, så vi ikke bliver overbebyrdet.

Vi lærer også, at vi er dybt afhængige af hinanden – og det må man sige, at vi er.

I min afdeling arbejder vi i det, vi kalder en kæde, der, alt efter trafikintensitet og kompleksitet, kan være på 3-6 mennesker. Det mest typiske setup er 3 i kæden med en fleksibel koordinatorposition. Vi er ansvarlige for hver vores sektor, hvor vi gør alt, hvad vi kan, for at afvikle egen trafik så smidigt og sikkert som muligt.

Men vi har også hele tiden trafik, der berører hinandens sektorer, og som har indvirkning på hinandens overordnede afvikling. Derfor er det ekstremt vigtigt, at vi hele tiden arbejder med henblik på hinandens trafik, men også med henblik på, at vi hver især ikke bliver overbelastede.

I første omgang udspiller det sig i eget-ansvar. Altså mit ansvar for, at jeg ikke er på vej til at blive overbelastet. Jeg ved, at jeg har nogle indikatorer på, at jeg nærmer mig mit mætningspunkt for travlhed. Det kan være forhøjet puls, svedige håndflader, jeg taler hurtigere til flyvemaskinerne, jeg får begyndende tunnelsyn med ekstremt fokus på egen trafik og med mindre samlet overblik til følge.

Det er alt sammen indikatorer, jeg har lært at holde øje med. Når jeg oplever dem, så ved jeg, at det er nu, jeg skal begynde at sige nej. Endnu bedre, så skal jeg fange det hele i opløbet og sige nej, inden det kommer så vidt. Ved at sige nej på det rigtige tidspunkt, sikrer jeg mig overskuddet til at tage mig af fly, der skulle have brug for ekstra hjælp.

DERFOR skal jeg også have kollegaer, der selv er i stand til at sige nej. Hvis ikke jeg har tillid til den evne, vil det afføde, at jeg begynder at kontrollere deres arbejde. Hvor der er mistillid, er der nemlig kontrol. Det ville gøre, at min egne kapacitet ville blive mindre, og det vil gå ud over vores kunder og kæden generelt.

SAMTIDIG er vi også koordinatorer for hinanden, når vi har rigtig travlt. En position der er med til at styre den overordnede belastning på alle sektorer. Der skal nogle gange tages mange beslutninger på kollegaernes vegne – og hvis koordinatoren ikke er i stand til at sige nej og regulere, så kommer vi andre rigtig hurtigt på røven. Altså, en koordinator, der ikke kan sige nej = en kollega, der er ude af stand til at beskytte mig fra overbelastning, når jeg har brug for det.

Sig nej i virkeligheden

Jeg ved godt, at det kan være svært at sige nej. Det er der rigtig mange årsager til. Noget af det kan sagtens have med det, jeg kalder social arv, at gøre (jeg har lært, at det bedre kan betale sig at sige ja for at slippe for dårlige følelser). Noget andet er, at vi er flokdyr, og at sige ja i stedet for nej, antyder, at vi vil gå ret langt for ikke at blive udstødt. I det her tilfælde: FYRET.

Der er så absolut områder i mit liv, hvor jeg har sværere ved at sige nej end andre. Men ift. flyveleder og terapeutdelen har jeg ingen problemer med det. Overhovedet.

Jeg ved også, at der et kæmpe pres på dig som medarbejder ude på den anden side af lufthavnens hegn. Jeg ved godt, at din chef puster dig i nakken med KPI’er, projekter og leveringer, der alle har en hastedeadline.

Jeg ved også godt, at du som chef, har de samme problemer med din overordnede.

Problemet er bare, at hvis ingen af jer kan sige nej, så rydder tilliden direkte i vasken med det samme. Men I bliver alle stressede, når I bare siger ja til det hele uden at tænke jer om. For hvordan skal nogen nogensinde vide, hvor meget arbejde, du har, hvis du bliver ved med at sige ja til opgaver? Hvordan skal I nogensinde blive flere kollegaer på kontoret, hvis I bare ”hakker” de opgaver der drysser ned fra oven?

Og prøv lige en gang at tænke på dine kollegaers arbejdsbyrde, når du bliver stresssygemeldt.

Som i eksemplet fra flyvelederkæden er det ekstremt vigtigt, at du som individ er i stand til at sætte grænser og stille krav. Hvis du er mere på mere end 70% af din kapacitet, så er din performance på vej ned ad en drastisk nedadgående kurve.

Som chef er det din fineste opgave at skabe et arbejdsmiljø, hvor det er mere end okay at sige nej tak til opgaver. Naturligvis skal medarbejderne ikke bare være hovedløse nej-sigere, ligesom de heller ikke skal være hovedløse ja-sigere, for så kommer vi jo ingen vegne overhovedet. Som chef må du gerne udfordre de medarbejdere, der siger nej, men du skal godt nok også lytte til svaret.

Selvfølgelig er der masser af opgaver, som bliver hasteopgaver, men så må I sætte jer ned sammen og lægge en realistisk plan for tidsrammerne samt prioritere, hvilke opgaver der er vigtigst. Hvis det er et overblik, I sammen har, så bliver det også meget nemmere at vide, om der er plads til flere opgaver, eller om den allerede skal afvises, når den næste nye kunde ringer op.

Tjeklisten

Som menig medarbejder:

1. 70%-reglen, sørg for slack i din arbejdsbyrde. Rammer du mere end 70% af din kapacitet, begynder din performance at dale. Det kræver noget eksperimenteren at finde ud af, hvor din grænse er, men hvis du er opmærksom, har du nok allerede en fin idé om, hvor den er.
2. Prioriter og vær realistisk med en buffer. En af hovedårsagerne til, at vi bliver overbebyrdet i første omgang er, at vi er urealistiske omkring opgavernes tidsramme. Hvis du er i tvivl om tidsrammen, så vær hellere forsigtig end overoptimistisk.
3. Kommer hasteopgave, som skal laves, så må du få din chef til at hjælpe med at prioritere, hvis du ikke selv kan.
4. Sig nej tak. Prøv det, øv dig. Det gør overhovedet ikke ondt.

Som chef:

1. Har du overblikket over opgaverne, så du kan sige nej til dine chefer? Hvis ikke skal du sørge for at få det i en allerhelvedes fart. Du er first line of defence i forhold til dine medarbejdere, og du har det overordnede ansvar for, at afdelingen ikke køres i sænk pga. for meget arbejde.
2. Er du realistisk omkring tidsrammer? Som jeg kender den menneskelige psyke, så er svaret her: nej, det er du ikke. Kig derfor på jeres opgavehistorik, hvad var timelinen, og hvor meget blev den overskredet. Den nye base-timeline er den gamle tid + overskredet tid.
3. Har dine medarbejdere tillid til, at det er okay at sige nej til en opgave? Hvordan er din reaktion, hvis en medarbejder siger nej. Farer du i flint eller har andre uhensigtsmæssige reaktioner ved et nej, har du allerede mistet din medarbejders tillid. Din afdeling er allerede på vej ud over afgrunden. Derfor benyt nedenstående tommelfingerregel:
4. 70%-reglen: Det er den maksimale udnyttelse af firmaets ressourcer på daglig basis, ellers har I for meget at lave.
5. Sig nej tak. Prøv det, øv dig. Det gør overhovedet ikke ondt.

Verdenen er dynamisk og kompleks. Men fakta er, at stresssygemeldinger årligt koster firmaer og samfundet hundreder af millioner af kroner. En af årsagerne er den manglende evne til at sige nej.

Husk: mistillid afføder kontrol.

Vær en kollega og chef, der er til at stole på. Sig nej.

Og hvis du ikke kan – så skynd dig at lære det i en allerhelvedes fart.